【2025年版】n8nで請求書PDFを自動処理！AIとスプレッドシートで承認フローもスマートに

📌 はじめに

経理担当者あるある👇

• PDF請求書がメールやDriveに散らばって探すのが大変

• 金額や日付の転記でうっかりミス

• 承認依頼をメールするだけで一日が終わる

これをn8nで一撃解決！AIと連携すれば、退屈な事務作業がらくらくに。

🎉 このワークフローでできること

このフローを走らせると…

✨ PDFを自動収集（Drive、Gmail、フォーム経由OK）
✨ AIが内容を読み取ってJSON化（ベンダー名、日付、金額など）
✨ 承認フォーム付きメールを自動送信（ワンクリックで承認／否認）
✨ 否認なら財務チームへ通知、承認なら次工程へGO
✨ 結果をスプレッドシートに一元記録

次々とタスクが片付いていきます。

🧰 導入に必要な準備

導入ステップも意外とシンプル。

• Credential登録（OpenAI、Google Drive、Gmail、Sheetsなど）

• Google Driveに専用フォルダと出力先シートを準備

• n8nのノード設定

  • Invoice Folder Monitor

    • 請求書をUpするフォルダの指定

  • Send Invoice for Approval

    • 承認者のメールアドレスを記載

  • Send Rejection Alert

    • 承認が却下された場合の通知メール送付先（経理など）を指定

  • Insert Invoice Data

    • 請求書データ出力先シートを指定

最後に ワークフローをActive化すれば準備完了です。

🧩 ワークフロープロセス概要

1. 請求書の収集 → Drive/Gmail/フォームからキャッチ！

2. ファイル処理 → DriveならID、Gmailならバイナリで取り込み

3. テキスト抽出 → PDFから内容を読み出し

4. AI解析 → GPT-4がスマートに情報をJSON化

5. 承認依頼 → メールで承認フォームを自動送信

6. 分岐処理 → 承認なら次へ、否認なら財務チームへ

7. データ保存 → スプレッドシートでログ管理

✅ メリット

• ⏱ 時短：人力の転記作業ゼロ！

• 🧩 精度UP：AIが項目を抜き出し、フォーマットも安定

• 🔔 安心：Slackやメール通知でリアルタイム把握

• 📊 見える化：承認のログがスプレッドシートに一元管理

🎯 まとめ

このワークフローを使えば、請求書処理が一気に楽になります。
「AIが読み取り → 上司に承認依頼 → 結果を記録」まで自動で進むので、経理や総務はもうバタバタしません。
浮いた時間でよりクリエイティブな仕事に集中できるはずです。

❓ FAQ

Q. 承認メールはどんな感じ？

A. 「承認／否認」ボタン＋コメント入力欄付き。ワンクリックで意思表示できます。

Q. 請求書データを出力するスプレッドシートの列はカスタマイズできる？

A. AIへのプロンプトとInsert Invoice Dataノードの設定を変更することでカスタマイズ可能です。